¿Qué registros debe guardar el negocio y por cuánto tiempo?
Guardar es parte de la obligación: la autoridad puede pedir los registros y la empresa debe poder entregarlos. Se guardan los datos del cliente, los documentos de la debida diligencia, las operaciones y el análisis de los casos sospechosos, incluidos los descartados.
Los plazos mínimos que citamos son: en Chile, cinco años desde que termina la relación o la última operación ocasional; en Perú, un plazo no menor de cinco años para la información del sistema de prevención y de los reportes; en República Dominicana, diez años desde que termina la relación o desde la transacción ocasional.
Para recordar
- Guarde todo lo que sustenta lo que hizo y por qué.
- Los plazos varían: revise el de su país.
Datos y fuentes de este apartado
- En Chile, los registros de efectivo, de operaciones sospechosas, de debida diligencia y de personas expuestas políticamente se conservan como mínimo cinco años desde que termina la relación comercial o la última operación ocasional. [S2]
- En Perú, la información sobre el sistema de prevención y los ROS se conserva por un plazo no menor de cinco (5) años. [S6]
- En República Dominicana, los registros de transacciones, debida diligencia, cuentas, correspondencia comercial y análisis se conservan al menos diez años (10) después de terminada la relación comercial o de la transacción ocasional. [S8]
- En Chile, los casos analizados de posibles operaciones sospechosas se conservan cinco años, con las fechas de apertura y cierre, los motivos, la conclusión y las razones del ROS o del descarte. [S2]
- En Chile, las entidades obligadas deben mantener registros especiales por un mínimo de cinco años e informar a la UAF, cuando lo pida, de toda operación en efectivo superior a diez mil dólares. [S1]
¿Quién es el oficial de cumplimiento?
Es la persona designada por la empresa para vigilar que el programa de prevención se aplique, y el enlace con la autoridad. En Chile y en Perú el término legal es oficial de cumplimiento; en República Dominicana la ley pide un ejecutivo de alto nivel con capacidad técnica que cumple ese papel.
En Chile debe tener acceso a todas las operaciones y a toda la documentación, y la UAF decidió no autorizar que sea una persona externa a la empresa. Una persona natural o una micro o pequeña empresa chilena puede designarse a sí misma, a un socio o a un administrador. En Perú, una persona natural puede ser su propio oficial de cumplimiento.
Si en su negocio todavía no se sabe quién es, pregunte: debe saberlo todo el equipo.
Para recordar
- Todo el equipo debe saber quién es y cómo avisarle.
- Tiene acceso a todo y es el enlace con la autoridad.
Datos y fuentes de este apartado
- En Chile, todos los sujetos obligados deben designar un oficial de cumplimiento responsable de relacionarse con la UAF. [S2]
- En Chile, el oficial de cumplimiento debe tener acceso a todas las operaciones y transacciones del sujeto obligado y a toda la documentación y los antecedentes pertinentes. [S2]
- En Chile, una persona natural o una micro o pequeña empresa puede designar como oficial de cumplimiento a la propia persona, a un socio, a un administrador o a un ejecutivo. [S2]
- En Chile, la UAF decidió no autorizar que una persona externa a la empresa ejerza como oficial de cumplimiento. [S5]
- En Perú, el oficial de cumplimiento es la persona natural designada por el sujeto obligado para vigilar la implementación y el funcionamiento del sistema de prevención (SPLAFT). [S7]
- En Perú, el sujeto obligado que es persona natural puede ser su propio oficial de cumplimiento. [S7]
- En República Dominicana, el sujeto obligado debe designar un ejecutivo de alto nivel, con capacidad técnica, que vigile el programa de cumplimiento y sirva de enlace con la UAF y el ente supervisor. [S8]
- En Chile, quien está obligado a informar debe designar a un funcionario responsable de relacionarse con la Unidad de Análisis Financiero. [S1]
¿Qué contiene el programa de cumplimiento?
Es el conjunto de reglas internas de la empresa. En Chile se llama Manual de Prevención y Detección y se actualiza a lo menos cada dos años. En Perú son un manual y un código de conducta de obligatorio cumplimiento. En República Dominicana es un programa de cumplimiento basado en riesgo, adecuado a la organización y la complejidad del negocio.
Incluye cómo se evalúa el riesgo, cómo se identifica al cliente, qué se hace ante una señal de alerta, cómo se reporta y cómo se capacita al personal. En República Dominicana también incluye contratación con altos estándares, un régimen de sanciones disciplinarias y un código de ética.
Para recordar
- El manual de su empresa manda: lea el suyo.
- Este curso explica las reglas generales, el manual explica las suyas.
Datos y fuentes de este apartado
- En Chile, el Manual de Prevención y Detección debe actualizarse al menos cada dos años y entregarse a todos los trabajadores, con constancia de la entrega. [S2]
- En Perú, el sujeto obligado debe contar con un manual y un código de conducta de cumplimiento obligatorio, y con una persona natural que trabaje por su cuenta sin trabajadores no está obligada a tenerlos. [S7]
- En República Dominicana, los sujetos obligados deben adoptar, desarrollar y ejecutar un programa de cumplimiento basado en riesgo, adecuado a su organización, estructura, recursos y complejidad. [S8]
- En República Dominicana, el programa de cumplimiento incluye políticas para garantizar altos estándares de contratación y capacitación permanente de funcionarios, empleados y directores, un régimen de sanciones disciplinarias y un código de ética. [S8]
¿Qué debe saber de la capacitación y del registro?
La capacitación es una obligación de la empresa y se repite cada año. Lo que se acredita es que cada persona la recibió: quién, cuándo, cómo y sobre qué.
En Chile debe capacitarse una vez al año a todos los colaboradores, y de cada capacitación queda un registro con la modalidad, la fecha y el nombre y forma de participación de todos los asistentes, incluido el oficial de cumplimiento. El contenido mínimo incluye el manual de la entidad y la guía de señales de alerta de la UAF.
Esta lección y el certificado de este curso aportan la parte general. La parte propia de su empresa, su manual, sus riesgos y sus procedimientos, la completa su oficial de cumplimiento. El registro de la empresa se llama aquí "evidencia".
Para recordar
- Capacitación anual y con constancia.
- La parte propia de su empresa la completa su oficial de cumplimiento.
Datos y fuentes de este apartado
- En Chile, todos los sujetos obligados deben capacitar a todos sus colaboradores sobre cómo prevenir y detectar el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo una vez al año. [S2]
- En Chile, de cada capacitación debe quedar un registro con la modalidad y la fecha, el nombre y la forma de participación de todos los asistentes, incluido el oficial de cumplimiento. [S2]
- En Chile, el contenido mínimo de la capacitación es el Manual de Prevención y Detección de la entidad y la Guía de Señales de Alerta de la UAF. [S2]
¿Y si la empresa no cumple?
En República Dominicana la ley clasifica las infracciones. No contratar personal idóneo ni capacitarlo de forma continua es una infracción grave, y no comunicar una operación sospechosa a la UAF es muy grave. Además, ciertas actividades son auditadas por un auditor externo, las empresas jurídicas como mínimo una vez al año.
En Perú el sistema de prevención no se aplica a los trabajadores cuyas labores no están vinculadas de manera directa a la actividad que convierte al negocio en sujeto obligado, como limpieza, vigilancia o mensajería. Todos los demás deben ser capacitados.
Para recordar
- No capacitar o no reportar tiene sanción.
- Revise si su puesto está dentro del sistema de prevención.
Datos y fuentes de este apartado
- En República Dominicana, no contratar personal idóneo ni realizar capacitación continua en prevención del lavado es una infracción administrativa grave. [S8]
- En República Dominicana, no comunicar una operación sospechosa a la UAF es una infracción administrativa muy grave. [S8]
- En República Dominicana, las personas jurídicas de ciertas actividades (por ejemplo agentes inmobiliarios o joyeros) son auditadas por un auditor externo como mínimo una vez al año. [S12]
- En Perú, el sistema de prevención no se aplica a los trabajadores cuyas labores no están vinculadas de manera directa a la actividad que hace al negocio sujeto obligado, como limpieza, vigilancia o mensajería. [S7]
Compruebe lo aprendido
Tres preguntas del test, con su explicación. Toque una respuesta.
Pregunta 1 de 3
En República Dominicana, ¿por cuánto tiempo se conservan los registros de transacciones y debida diligencia?
Ver la respuesta
Correcta: B, Al menos diez años después de terminada la relación o de la transacción ocasional. La ley dominicana pide conservarlos durante al menos 10 años. [S8]
Pregunta 2 de 3
En Chile, ¿a qué debe tener acceso el oficial de cumplimiento?
Ver la respuesta
Correcta: A, A todas las operaciones y transacciones del sujeto obligado y a toda la documentación pertinente. La circular chilena le exige acceso a todas las operaciones y transacciones, y a toda la documentación y antecedentes pertinentes. [S2]
Pregunta 3 de 3
En Chile, ¿cada cuánto debe actualizarse como mínimo el Manual de Prevención y Detección?
Ver la respuesta
Correcta: D, Cada dos años. La circular exige actualizarlo a lo menos cada dos años, además de los cambios que exija la regulación, y entregarlo a todos los trabajadores con constancia. [S2]